发布会形式有：新品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等，其中新品发布会和新闻发布会最为常见。

新品发布会侧重于产品推广，注重的是宣传和造势，而新闻发布会侧重于信息沟通，注重的是传播和公关。

一、确定发布会的主题

新闻发布会对于企业来说是一个重要节点，每个新闻发布会都会有一个主题，要结合新闻事件明确主题方向，做到让媒体一目了然并且感兴趣。只有先确定主题，才能制作H5邀请函、媒体邀约请柬、媒体打包资料、会场布置材料、纪念品等文件。

避免使用新闻发布会的字样。我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的，对企业而言没必要如此烦琐，可以把发布会的主题定为“XXX信息发布会”或“XX媒体沟通会”。

二、发布会的时间选择

一般来说，新品发布会从策划到实施要提前准备一个月左右，但新闻发布会往往只有几天时间甚至几个小时时间来准备，所以要根据具体情况具体决定。

越紧急的新闻事件越需要紧急召开发布会，可能上午有相关新闻爆出，下午就召开新闻发布会进行相关说明了。但如果事态没有那么紧急，就可以提前预留半个月时间来精心策划。然后具体时间要避开重要节日、重要事件节点，以免形成热点冲突，然后媒体临时抽不出人来参与发布会。

要根据媒体发稿习惯确定时间定在上午或者下午，如果希望新闻报道在下午就发布出来，那么就可以安排在上午召开发布会。

发布会的时间尽可能安排在周一、二、三为宜，发布会时长要把控在1个小时左右，最好不要超过2个小时，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后发布的效果。

发布会应该尽量不要选择在上午较早的时候或晚上，不建议在发布会后与媒体记者共进午餐或晚餐。如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会，一般不需要做类似的安排。

有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布，也会邀请记者出席，应把新闻发布的内容安排在开始的阶段，以保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。

在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业新闻发布会的传播效果。

三、发布会的地点安排

发布会的地点一般有三个选择，第一是相关事件的现场，可以方便召集媒体和直接现场取景；第二个是企业的会议室等场所，第三个是酒店，为了企业形象考虑，一般都会选择档次高一点的五星级酒店。

所以，如果发布会要租借第三方场地，要做好协商，选择合适的场地，主要从档次、场地规模、便利性、价格方面考虑，并签订合同。比如会议厅容纳人数是否够用、是否配备主席台和投影设备等，停车场是否够用。酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，酒店是否允许布置，当地市容主管部门是否有规定限制等。

四、确定发布会流程

一般情况下，新闻发布会的流程主要有嘉宾签到、给媒体分发资料、发言人进行新闻发布、点请记者提问、回答媒体问题、发布会结束等环节，但有的企业会出于礼貌，会邀请嘉宾在会后参与聚餐。另外，有些企业会比较重视此次事件，会安排后续的媒体座谈会或记者招待会。根据实际情况制定流程，并通知到各个嘉宾。

五、确定参会者、发出媒体邀约

在媒体邀请的数量上，既不能太多，也不能太少，应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者、新闻记者和有采访权的媒体参加。邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式，相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取邀请函的方式。

六、发布会的资料准备

提供给媒体的资料，一般以手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，然后再发布会前发放给新闻媒体，顺序依次应为：

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍（应包括头衔、主要经历、取得成就等）

5、公司宣传册

6、产品说明资料（如果是关于新产品的新闻发布的话）

7、有关图片

8、纪念品（或纪念品领用券）

9、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

10、空白信笺、笔（方便记者记录）

七、会场布置

主席台+台下课桌式摆放，确定主席台就座人数和名字，摆放席卡，便于记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。 也可采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于台下第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议采用圆桌摆放方式。

发布会其他设备：麦克风和音响设备、投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。

发布会现场的布置和外围布置需提前进场，在大堂、电梯口、转弯处摆放导引指示欢迎牌，安排礼仪小姐迎宾。

八、发布会发言人的确定

新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司。和表达能力。发言人的知识面要丰富，要有清晰明确的语言表达能力、倾听能力及反应力，良好的外型、大方得体。有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。

九、检查各项准备工作

在发布会即将开始之前，一定要细致检查发布会的各个方面，包括流程设置、重要人员是否已经出发、音频设备是否正常使用、现场是否会有意外等，还要对可能产生的突发情况做好预警处理，制定出救场方案。

十、发布会实施

按照计划开始发布会，在来宾签到、贵宾接待后，由发言人对整体信息进行有条理、有逻辑的阐述，然后邀请记者提问，经过充分的沟通，保证记者对整个事件的来龙去脉和关键点形成足够清晰的认识，为记者朋友听新闻素材。

如果记者提到了一些不相关的问题，那么可以礼貌委婉的提醒下，如果问到了涉及企业机密的问题，可以拒绝回答，如果记者问到了太过复杂的问题，可以先简单阐述要点，并邀请会后详细探讨。

最后发布会结束，发言人对各位嘉宾朋友的到来再次致谢，如果没有会后聚餐交流环节那么就礼送他们离开会场。

十一、发布会效果复盘：

对新闻发布会后的媒体发布情况要进行检测并汇总，哪家媒体发布的是通稿，哪家媒体对稿件有删稿，不同的媒体发布在哪个版块上（头版、首页、栏目页等）。同时，整理发布会的视频、音频、文档资料，并存档保存。最后，对此次新闻发布会的效果进行整体的总结。